Boxerský ring nebo pracovní porada?

Máte si připravit pracovní poradu, vedete tým a potřebujete čas věnovaný setkání využít co nejefektivněji?

Pak je vám jasné, že program porady musíte pečlivě připravit. První otázka, kterou si musíte zodpovědět je: Proč děláte tuto poradu? Co je jejím cílem? Kdo se jí bude účastnit? Pak dospějete k dalšímu kroku a to je: Jak poradu povedete? a teprve nakonec: Co budete probírat?

Na základě toho sestavíte plán porady. Ten by měl být přehledný, měl by dávat prostor pro otázky, návrhy (brainstorming), měl by mít chronologický sled, aby na sebe jednotlivé body navazovaly a jejich obsah nebo výstup se nabaloval tzn. vycházelo jedno z druhého. Zmatené listování papíry, skákání z jednoho tématu do druhého, předbíhání a vracení se v tématech i v debatě působí jen zmatek.

Při přípravě porady potřebujete již dopředu pracovat s myslí vašich kolegů nebo podřízených tak, abyste společně dospěli k cílům. Během zasedání se držte plánu a projednejte každý bod za bodem. Shrňte vždy výsledky každé jednotlivé diskuse, která proběhne k jednotlivým otázkám. Na konci porady shrňte k čemu jste dospěli a proč jste k tomuto závěru dospěli – je to velmi důležité pro motivaci, nasměrování a pochopení celé věci každým členem týmu! Zopakujte: kdo má jaký úkol, jaké jsou termíny, jak se úkol provede, kdo je za co zodpovědný, kdo bude kontrolovat splnění termínů apod.

Pamatujte: své podřízené, kolegy nebo spolupracovníky svoláváte proto, abyste díky synergii dokázali více, než na co byste přišli vy sami. Během krátké doby dokáže kolektiv vyprodukovat větší počet myšlenek a nápadů než jednotlivec. Nápady a myšlenky by měly být během porady okamžitě vyhodnoceny. Špatné zamítnuty a dobré rozvíjeny.

Jako vedoucí porady byste měli oplývat taktem, sebeovládáním, smyslem pro humor, být nestranní a svědomití v přípravě programu. Jako vedoucí promyslete před poradou problémy, o nichž budete diskutovat. Připravte si krátké úvodní slovo a zakončete ho otázkou, jež otevře první diskuzi. Vaše první slova by měla navodit přátelskou uvolněnou a důvěrnou atmosféru.

Mějte připravené také dílčí otázky, které vám pomohou rozvíjet diskusi dál. Před poradou si zajistěte místnost nebo jiné vhodné prostory (úspěch porady značně záleží i na prostředí, v němž se koná) a rozešlete pozvání všem účastníkům. Nezapomeňte v pozvánce uvést všechny potřebné údaje. Před poradou se ujistěte, zda bylo připraveno a zajištěno vše, co bude třeba.

Až projednáte dílčí otázky, položte následnou otázku, abyste se dostali k jádru věci. Často to může být: „Proč?“. Sledujte pozorně diskusi a dělejte si poznámky. Jako vedoucí dbejte také na to, aby se do diskuze zapojili všichni zúčastnění. To znamená, že příliš hovorného účastníka porady budete muset mírnit, aby se i ostatní dostali ke slovu. Naopak málomluvného či ostýchavého účastníka pobízejte, aby vyjádřil svůj názor. Současně nesmíte dovolit, aby porada byla rušena soukromými rozhovory mezi účastníky. Účastníci porady nemají skákat do řeči druhým nebo je přerušovat svými poznámkami.

Dochvilnost je cností králů – proto začněte poradu přesně bez ohledu na opozdilce. Neznají-li se navzájem jednotliví účastníci porady, mělo by proběhnout krátké představení. Vyzdvihněte každého člena porady v čem je dobrý. A oslovujte během porady všechny jménem, zvažte zda křestním nebo příjmením.

Na konci porady poděkujte všem za společnou práci. Měl-li někdo klíčové nápady, oceňte to. Nabídněte, že budete po poradě ještě patnáct minut k dispozici pro případnou potřebu individuálně probrat podrobností konkrétních úkolů.

Olga Strnadová Autor: Olga Strnadová

Scan the QR Code
autorka a lektorka Školy seznamování. Pomáhám lidem s komunikací a navazováním kontaktů pro jejich práci, obchod, i soukromé vztahy. Díky tomu lidé snadněji rozumí svému okolí a vytvářejí ty správné kontakty. Tak roste jejich vliv, respekt i sebevědomí. Zlepšují a prohlubují vztahy. Jsou celkově úspěšnější.

Komentujte. Vaše názory mne zajímají.